Povinnosti firmy při transformaci na zaměstnavatele

Jaké povinnosti se pro firmu pojí s přijetím prvního zaměstnance? Podívejme se na povinnosti s.r.o., když se stane zaměstnavatelem!

Nabíráte prvního zaměstnance a stáváte se zaměstnavatelem? Vznik prvního pracovněprávního vztahu v rámci společnosti s ručením omezeným představuje zásadní posun. Zatímco první kroky po založení s.r.o. jsou primárně orientovány na nastavení obchodních procesů, přičemž jednatelé řeší hodně věcí samostatně, moment náboru prvního zaměstnance přesouvá firmu do oblasti přísnější regulace. Právní řád České republiky totiž pohlíží na zaměstnavatele jako na subjekt s vysokou mírou odpovědnosti, který na sebe přebírá roli plátce daní a pojistného. Jaké povinnosti se pro firmu s touto transformací pojí? Podívejme se na to podrobněji.

Registrace v oblasti sociálního zabezpečení

Nejdříve se zaměříme na navázání vztahu s Českou správou sociálního zabezpečení (ČSSZ). Komunikovat budete vždy s její místně příslušnou pobočkou, tedy okresní správou sociálního zabezpečení (OSSZ). Legislativní povinnosti po náboru prvního zaměstnance začínají v okamžiku, kdy vznikne vztah zakládající účast na nemocenském pojištění.

Společnost se musí zaregistrovat do registru zaměstnavatelů u OSSZ nejpozději do 8 kalendářních dnů od nástupu prvního zaměstnance. Jak registraci provést, najdete na stránkách ČSSZ, kde jsou vysvětleny i další povinnosti. Po registraci bude vaše mzdová účtárna měsíčně vypočítávat a odvádět pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti. Dokumenty související se mzdovou agendou také podléhají nejdelší archivační povinnosti. Raději si tedy zkontrolujte, jak máte nastavenou archivaci dokladů ve vaší společnosti.

Registrace v oblasti zdravotního pojištění

Na rozdíl od centralizované správy sociálního zabezpečení je agenda zdravotního pojištění rozdělená mezi jednotlivé zdravotní pojišťovny. Komunikovat se tak musí s každou pojišťovnou, u které jsou zaměstnanci dané společnosti pojištěni. Pokud tedy firma přijme tři zaměstnance a každý z nich má jinou pojišťovnu, musí se s.r.o. zaregistrovat jako zaměstnavatel u všech tří institucí.

Lhůta pro registraci zaměstnavatele u zdravotní pojišťovny je opět 8 kalendářních dnů od vzniku povinnosti platit pojistné. Po registraci je zaměstnavatel povinen každý měsíc zasílat všem dotčeným pojišťovnám „Přehled o platbě pojistného zaměstnavatele“. Kontakty na jednotlivé pojišťovny a další informace najdete na webu, který připravilo Ministerstvo zdravotnictví.

Registrace plátce daně z příjmů ze závislé činnosti

Vstupem do role zaměstnavatele se společnost s.r.o. stává plátcem daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti. Tato role je spojena s povinností srážet zálohy na daň a tyto prostředky odvádět příslušnému finančnímu úřadu. Registrační povinnost u finančního úřadu musí být splněna do 15 dnů od vzniku povinnosti srážet daň, což v praxi zpravidla odpovídá vyplacení první mzdy.

Jedním z nejdůležitějších dokumentů v této oblasti je „Prohlášení poplatníka daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti“ (tzv. růžový formulář). Zaměstnavatel je povinen umožnit zaměstnanci toto prohlášení podepsat, čímž zaměstnanec uplatňuje slevy na dani. Na konci kalendářního roku pak musí s.r.o. podat „Vyúčtování daně z příjmů ze závislé činnosti“. Tento výkaz rekapituluje veškeré odvedené zálohy za všechny zaměstnance a tím slouží finančnímu úřadu ke křížové kontrole s údaji, které uvádějí zaměstnanci ve svých daňových přiznáních.

Povinné pojištění odpovědnosti zaměstnavatele

Začínající podnikatelé občas zapomínají na zákonné pojištění odpovědnosti za škodu při pracovním úrazu nebo nemoci z povolání. Toto pojištění nevzniká na základě komerční smlouvy, kterou by si firma dobrovolně vybrala, ale vzniká přímo ze zákona (vyhlášky č. 125/1993 Sb.) okamžikem vzniku prvního pracovněprávního vztahu. Povinností zaměstnavatele je písemně oznámit vznik prvního zaměstnaneckého poměru a následně čtvrtletně odvádět pojistné. U administrativních činností je sazba minimální, zatímco ve stavebnictví nebo v těžkém průmyslu dosahuje vyšších hodnot.

Bezpečnost a ochrana zdraví při práci a požární ochrana

Jakmile se společnost stane zaměstnavatelem, dopadá na ni také odpovědnost za bezpečnost a ochranu zdraví při práci (BOZP) a za požární ochranu (PO). Pro začínající s.r.o. to znamená povinnost zpracovat dokumentaci BOZP, zajistit školení zaměstnanců a řešit PO včetně prevence. Pokud má firma méně než 25 zaměstnanců, může úkoly v prevenci rizik vykonávat jednatel. Nicméně v praxi se doporučuje najmout si odborně způsobilou osobu, která garantuje správnost dokumentace a zastupuje firmu při kontrolách.

Specifika dohod konaných mimo pracovní poměr (DPP a DPČ)

Některé menší firmy volí pro první zaměstnance dohody, protože očekávají, že jde o administrativně jednodušší proces. Ačkoliv dohody nabízejí větší flexibilitu v rozvrhování práce, legislativní změny DPP a DPČ z roku 2024 redukovaly mnoho dřívějších výhod. Povinnosti pro zaměstnavatele uvedené v tomto článku jsou prakticky totožné, i pokud firma zaměstnává výhradně dohodáře. Je proto potřeba důkladně promyslet, jestli se vám dohody konané mimo pracovní poměr oproti standardnímu pracovnímu poměru skutečně vyplatí.