Povinné lhůty archivace účetních a daňových dokladů

Archivace dokladů je součástí účetnictví a je to legislativně daná povinnost. V České republice se řídí řadou předpisů. Znáte své povinnosti?

Archivace dokladů je součástí účetnictví a jde o legislativně danou povinnost. Nedodržení archivačních povinností je přestupek s potenciálně vysokými sankcemi. Je důležité si uvědomit, že selhání v archivaci může vést k porušení několika právních předpisů současně. Jeden dokument (například faktura) totiž může být jak účetním, tak daňovým dokladem k DPH.

Nicméně archivace není jen zákonná povinnost. Pokud je dobře vedena, má i praktické využití v různých situacích, do kterých se firma během svého života může dostat. Schopnost rychle dohledat konkrétní doklad například během kontroly, auditu nebo právního sporu může zkrátit dobu trvání těchto událostí.

Zákonný rámec archivace dokumentů v ČR

Správná archivace dokumentů se v České republice řídí celou řadou právních předpisů, které stanovují specifické povinnosti pro různé typy dokumentů a podnikatelské subjekty. Mezi nejdůležitější zákony, které upravují archivaci účetních a daňových dokladů, patří zákon o účetnictví, zákon o dani z přidané hodnoty (pro plátce DPH), zákon o daních z příjmů, zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení (pro firmy, které zaměstnávají zaměstnance) a nařízení Evropského parlamentu 2016/679 o ochraně osobních údajů (GDPR).

Obecné principy archivace

Bez ohledu na to, zda jsou dokumenty uchovávány v listinné nebo elektronické podobě, musí být možné spolehlivě prokázat, kdo dokument vystavil nebo vytvořil. Dále je nutné zajistit, aby obsah dokumentu nebyl po jeho vystavení žádným způsobem změněn nebo manipulován. U elektronických dokumentů se k tomu využívá kvalifikované časové razítko, které prokazuje existenci dokumentu v daném čase a zabraňuje jeho dodatečné změně. Využít lze také elektronický podpis. Dodatečné informace, jako jsou razítka „došlo dne“ nebo účetní předkontace, jsou povoleny, pokud nemění povinné náležitosti daňového dokladu.

Dokument musí být po celou dobu archivační lhůty snadno čitelný a dostupný pro kontrolu. Pro elektronické dokumenty je doporučeným formátem PDF/A, který je celosvětově uznávaný pro dlouhodobou archivaci a zaručuje, že dokument bude čitelný i za mnoho let s využitím budoucích technologií. U fyzických dokumentů je dobré dát pozor na blednutí účtenek. Zejména ty termální mají tendenci během několika let vyblednout a stát se nečitelnými. Pro minimalizaci tohoto rizika se doporučuje důležité účtenky nakopírovat a kopii přiložit k originálu.

Přehled archivačních lhůt dle typu dokladu a zákona

Pro správnou archivaci je nezbytné znát konkrétní archivační lhůty pro jednotlivé typy dokumentů. Tyto lhůty se liší v závislosti na druhu dokladu a relevantním právním předpisu.

Obecně platí, že archivační lhůta začíná běžet od 1. ledna následujícího kalendářního roku po konci účetního období, kterého se doklady týkají. V některých případech se lhůta může odvíjet od tzv. „spouštěcí události“, například ukončení záruční lhůty. Lhůta pro daňové doklady DPH začíná běžet od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. U daně z příjmů začíná lhůta dnem, v němž uplynula lhůta pro podání řádného daňového tvrzení. Skutečnost, že různé typy dokumentů mají různé počáteční datum pro své archivační období, bohužel vytváří vyšší riziko předčasné skartace.

Účetní doklady dle zákona o účetnictví

Účetní doklady prokazují hospodářské operace firmy. Zákon o účetnictví (č. 563/1991 Sb.) stanovuje pro jejich uchovávání základní lhůtu 5 let. Tato lhůta se vztahuje na většinu běžných účetních záznamů (faktury přijaté a vydané, pokladní doklady, bankovní výpisy, interní doklady, odpisové plány, inventurní soupisy atd.). Delší lhůta 10 let je stanovena pro klíčové syntetické dokumenty, které poskytují celkový přehled o finanční situaci firmy. Jedná se o účetní závěrku a výroční zprávu.

Daňové doklady dle zákona o DPH a zákona o daních z příjmů

Archivace daňových dokladů se liší v závislosti na tom, zda je firma plátcem DPH. Plátci DPH mají povinnost archivovat všechny daňové doklady, které jsou rozhodné pro stanovení daně z přidané hodnoty, a to po dobu 10 let.

Pro neplátce DPH platí archivační povinnost na doklady související se stanovením daně z příjmů (např. přijaté a vydané faktury) po dobu minimálně 3 let. Pozor, pokud firmě vyjde v daňovém přiznání daňová ztráta, musí doklady potvrzující tuto ztrátu archivovat až 10 let. Lhůta se také prodlužuje při podání dodatečného daňového přiznání nebo při zahájení daňové kontroly.

Doklady z oblasti zaměstnaneckých a mzdových agend

Dokumenty týkající se zaměstnanců a mzdové agendy mají často nejdelší archivační lhůty, což je dáno jejich významem pro účely důchodového pojištění a sociálního zabezpečení. Mzdové listy a účetní záznamy pro účely důchodového pojištění mají nejdelší archivační lhůtu, a to 45 let. Pracovní smlouvy je nutné archivovat po dobu 10 let.

Fyzická vs. elektronická archivace

Fyzická archivace, tedy uchovávání dokumentů v listinné podobě, je tradiční metodou. Dokumenty by měly být patřičně chráněny v obalech a uskladněny na místě, kde nehrozí vytopení ani požár. Doporučujeme vytvoření systému pro ukládání dokumentů a sepsání stručného archivačního řádu. V praxi se firmám osvědčilo rozřadit dokumenty do složek, šanonů či archivačních krabic podle doby, po kterou je ze zákona nutné je uchovávat.

Elektronická archivace nabízí moderní a efektivní způsob uchovávání dokumentů. Snižuje nároky na fyzický prostor a zlepšuje dostupnost dat. Délka archivační lhůty se u elektronických dokumentů nemění oproti listinným. Po celou dobu archivace musí být elektronické dokumenty schopny prokázat věrohodnost původu, neporušitelnost obsahu a čitelnost. Elektronické dokumenty je nezbytné pravidelně zálohovat na více místech, například na externí disk či do cloudového úložiště.

Kdy a jak bezpečně skartovat dokumenty

Po uplynutí zákonné archivační lhůty již firma nemá povinnost dokumenty uchovávat a může je bezpečně zlikvidovat. Likvidace dokumentů je téměř stejně důležitá jako jejich archivace, zejména s ohledem na ochranu citlivých dat a dodržování nařízení GDPR. Pro elektronické dokumenty to znamená smazání, pro fyzické listiny pak skartaci.

Citlivé dokumenty v listinné podobě by se nikdy neměly vyhazovat do běžného koše vcelku, musí se skartovat. Skartovačky se liší typem řezu, který určuje míru nečitelnosti skartovaných materiálů. Jednoduše řečeno, jde o to, na jak malé dílky skartovačka papír naseká. Norma DIN 66399 definuje stupně bezpečnosti P-1 až P-7, kde vyšší číslo značí menší částice papíru a tím vyšší úroveň zabezpečení. Pro běžné interní dokumenty postačí stupeň P-2. Pro dokumenty obsahující personální údaje (v souladu s GDPR) se doporučuje minimálně P-3 (částice do 320 mm²), ideálně P-4 (částice do 160 mm²).

S rostoucím objemem digitálních dat je stejně důležitá i bezpečná likvidace elektronických záznamů a datových nosičů. Pouhé smazání souborů z počítače nebo formátování disku nestačí, neboť data lze často snadno obnovit. Pro trvalé smazání dat ze serverů, pevných disků a dalších záznamových médií je nutné použít specializovaný software, který data přepíše vícekrát, čímž znemožní jejich obnovu. V případě cloudových úložišť je nutné zajistit, aby poskytovatel služby po uplynutí archivační lhůty garantoval nevratné smazání dat včetně metadat.