Nejčastější chyby a nadbytečné informace na daňových dokladech

Daňové doklady, běžně známé jako faktury, tvoří základ každého účetnictví a daňové evidence. Jejich správné vystavování není pouhou administrativní formalitou, je důležité pro plynulý chod firmy a bezproblémové vztahy s finančními úřady. Nesprávně vystavené nebo neúplné doklady mohou vést k problémům.

Daňové doklady, běžně známé jako faktury, tvoří základ každého účetnictví a daňové evidence. Jejich správné vystavování není pouhou administrativní formalitou, je důležité pro plynulý chod firmy a bezproblémové vztahy s finančními úřady. Nesprávně vystavené nebo neúplné doklady mohou vést k problémům. Pro dodavatele to může znamenat nutnost dodatečně odvádět daň a pro odběratele ztrátu nároku na odpočet DPH. Tyto situace jsou často doprovázeny finančními postihy a přitom jim lze snadno předejít. V článku se podíváme na chyby a zbytečnosti, které se na daňových dokladech objevují nejčastěji, a ukážeme si, jak se jim vyhnout.

Základní náležitosti daňového dokladu

Každá faktura plní funkci účetního dokladu a zároveň, pokud se jedná o plátce DPH, funkci daňového dokladu. Musí proto splňovat náležitosti stanovené zákonem č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty. Pro základní daňový doklad je najdeme v § 29 odst. 1 tohoto zákona a jsou to:

• evidenční číslo daňového dokladu (číslo faktury),
• uvedení dodavatele i odběratele – název firmy, adresa sídla a IČO,
• daňové identifikační číslo (DIČ) dodavatele i odběratele (pokud jde o plátce DPH),
• popis obsahu a předmětu plnění,
• jednotková cena bez daně a základ daně (částka bez daně),
• daňová sazba a výše daně,
• datum vystavení daňového dokladu,
• datum uskutečnění účetního případu (DUZP).

Mezi doporučené, avšak nepovinné údaje, patří datum splatnosti a platební údaje. Pokud pro vedení účetnictví používáte moderní aplikaci, vystavené doklady obsahují všechny zákonem požadované náležitosti.

Zjednodušený daňový doklad

Pokud celková částka včetně DPH nepřesahuje 10 000 Kč, lze využít zjednodušený daňový doklad. Ten nemusí obsahovat označení osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje, její DIČ, jednotkovou cenu bez daně, základ daně a výši daně. Musí však obsahovat celkovou částku, ze které lze daň dopočítat. Typickým příkladem zjednodušeného daňového dokladu z běžného života je účtenka z obchodu.

Co (překvapivě) není povinné

Častým omylem mezi podnikateli je přesvědčení, že daňový doklad musí obsahovat razítko nebo podpis. Zákon o DPH však tyto náležitosti na vystavené faktuře nevyžaduje. Rovněž není potřeba mít fakturu fyzicky. Elektronická faktura má stejnou platnost jako papírová listina. Tisknout ji není potřeba – jde jen o zažitý zvyk některých podnikatelů. Můžete si ušetřit nadbytečnou administrativní zátěž a zabránit sporům o „neplatné“ faktury, když znáte skutečné požadavky dané zákonem.

Nejčastější chyby na daňových dokladech

Nyní se podívejme na to, jaké chyby se na daňových dokladech nejčastěji objevují a jak se jim můžete vyhnout.

Nesprávné datum uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP)

Jednou z nejčastějších a nejproblematičtějších chyb je zaměňování data uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP) s datem vystavení faktury. DUZP je okamžik, kdy bylo zboží skutečně dodáno nebo služba dokončena, nikoli datum, kdy fakturu vystavíte. Pro plátce DPH určuje zdaňovací období, ve kterém musí být DPH přiznána.

Finanční úřad může tuto chybu snadno odhalit, například prostřednictvím kontrolního hlášení DPH, a následně doměřit daň a uložit penále. Vždy si pečlivě ověřte skutečné DUZP a ujistěte se, že odpovídá realitě dodání zboží nebo dokončení služby. Pamatujte, že daňový doklad musí být vystaven do 15 dnů ode dne, kdy vznikla povinnost přiznat daň. To znamená buď od DUZP, nebo od přijetí úplaty – dle toho, co nastalo dřív.

Záměna zálohové faktury za daňový doklad

Zálohová (nebo proforma) faktura není účetním ani daňovým dokladem. Slouží pouze jako výzva k platbě a nemá předepsané náležitosti daňového dokladu. Po přijetí zálohy proto musíte do 15 dnů vystavit řádný daňový doklad k přijaté platbě. A po uskutečnění plnění (dodání zboží/služby) vystavte finální fakturu, na které se DPH krátí o již odvedenou zálohu.

Neúplné nebo nepřesné povinné náležitosti dokladu

Může jít o chybějící DIČ odběratele (pokud je plátcem DPH), nepřesný název firmy, špatnou adresu nebo nedostatečně specifikovaný předmět plnění (např. jen „služby“ místo „konzultační služby k projektu X“). Doklad s chybějícími povinnými náležitostmi není platným daňovým dokladem ve smyslu zákona o DPH. To může vést k tomu, že odběratel nebude moci uplatnit nárok na odpočet DPH. Pro ověření IČ a DIČ zákazníka (a zda je plátcem DPH) využijte veřejný registr ARES.

Chyby v číslování dokladů (nesouvislá řada, duplicity)

Daňové zákony vyžadují, aby čísla faktur vydaných v průběhu jednoho účetního roku tvořila souvislou a nepřerušenou číselnou řadu. Časté chyby zahrnují přeskočení čísel, duplicitní čísla nebo narušení kontinuity číselné řady. Nesprávné evidenční číslování dokladů může vzbudit nežádoucí pozornost finančního úřadu, protože narušení kontinuity naznačuje možnost ztráty dokladů. V dnešní době naštěstí každý fakturační software zajišťuje automatické a kontinuální číslování faktur. Zakažte v něm možnost ruční úpravy čísel, abyste předešli nechtěným zásahům.

Nesprávná sazba DPH pro hlavní nebo vedlejší plnění

Tady jde především o správné zařazení zboží a služeb do příslušné sazby DPH. Omyl typicky nastává v situacích, kdy je zboží nebo služba patřící do snížené sazby omylem uvedena se základní sazbou DPH. Pozor je taky potřeba dávat u vedlejšího plnění, jako je například dopravné a balné. Chybou by bylo uvést vedlejší plnění v základní sazbě, pokud by hlavní plnění bylo ve snížené.

Chyby při uplatňování nároku na odpočet DPH (na straně odběratele)

Přestože za správnost dokladu odpovídá strana, která doklad vystavila (dodavatel), chyby nastávají i na opačné straně, tedy když je firma na straně příjemce dokladu. Mezi ty běžnější patří uplatnění odpočtu z dokladu, který není vystaven na plátce DPH (např. je vystaven na neplátce nebo na jinou osobu), nebo který nesplňuje všechny povinné náležitosti (např. chybí DIČ). Chybou je také případné uplatnění plného nároku na odpočet, i když by měl být aplikován krácený nebo poměrný koeficient (např. u plnění s částečným nárokem na odpočet).

Co poradit závěrem?

S využitím moderních softwarových nástrojů a ochotou vzdělávat se nebo vyhledat radu odborníků můžete administrativu zvládnout bez obav. Pokud ještě nejste plátcem DPH, nezapomínejte sledovat svůj obrat kvůli případnému překročení limitu pro povinnou registraci k DPH. Plátcem DPH se můžete stát i dobrovolnou registrací. Pomoct s rozhodnutím, zda se to vaší firmě vyplatí, vám může náš předchozí článek.