Cash flow pod kontrolou

Jak můžete získat kontrolu nad peněžními toky ve vaší firmě? Poradíme několik praktických možností, jak cash flow optimalizovat.

Zdá se, že ekonomické prostředí se v České republice začíná po uplynulých turbulentnějších časech opět zlepšovat. Dle nedávno zveřejněné srpnové predikce Ministerstva financí česká ekonomika zrychluje. I když firmy nadále zůstávají opatrné v soukromých investicích, celkový optimismus v ekonomice převažuje. Díky těmto pozitivním trendům mohou někteří podnikatelé podlehnout dojmu, že řízení financí nepotřebuje tolik pozornosti.

Dle našich zkušeností překvapivě velký počet majitelů firem řídí firemní finance intuitivně, nikoli podle reálných čísel. Zejména začínající podnikatelé někdy zaměňují hotovost na účtu se ziskem a nevědí, co je to cash flow. Proto jsme se rozhodli tento článek zaměřit na to, jak můžete získat kontrolu nad peněžními toky ve vaší firmě. Vysvětlíme, proč je cash flow důležitější než zisk, a poradíme několik praktických možností, jak peněžní toky optimalizovat.

Cash flow je důležitější než zisk

Možná si říkáte, že pokud je vaše firma zisková, nemáte se čeho bát. Tak jednoduché to ale úplně není. Firma může být na papíře zisková a přitom nemít dostatek hotovosti na zaplacení mezd či faktur. Zisk je totiž účetní pojem a reprezentuje kladný rozdíl výnosů a nákladů, tedy o kolik víc jste vydělali, než jste utratili. Ale cash flow, neboli peněžní tok, ukazuje, kolik peněz reálně přiteče a odteče z firemního bankovního účtu v daném období.

Ukažme si to na příkladu. Když firma prodá projekt za 1 milion Kč a náklady na jeho realizaci jsou 700 tisíc Kč, je firma zisková. Může však mít splatnost vydaných faktur několik měsíců, navíc vázaných na dodání určitých částí projektu. Přitom mzdy pracovníků, kteří projekt dodávají, potřebuje proplatit již po skončení prvního měsíce dodávky. I když je firma účetně v plusu, může se dostat do situace, kdy nemá peníze na pokrytí běžných měsíčních výdajů. Pokud cash flow nemá pod kontrolou, hrozí firmě finanční potíže, i když se účetně může jevit jako úspěšná!

Řízení a optimalizace cash flow

Pojmy jsme si zopakovali, nyní se můžeme podívat na možnosti, jak peněžní toky ve firmě řídit a optimalizovat. Vybrali jsme několik praktických rad, které mohou být dle našich zkušeností užitečné zejména pro začínající podnikatele.

Sledujte výkaz cash flow

Základním krokem pro řízení vlastně čehokoliv je znalost aktuální situace. Většina začínajících podnikatelů sleduje z účetních výkazů rozvahu a výsledovku. Nemá stanovený finanční plán a často jen intuitivně tuší, jaké peněžní toky firmou procházejí. Doporučujeme začít pravidelně sledovat i výkaz cash flow. Tento dokument poskytuje přehled o všech finančních transakcích, které se ve vaší firmě skutečně odehrály. Většina moderních účetních nástrojů vám ho vygeneruje automaticky na požádání, stejně jako zmiňovanou rozvahu a výsledovku.

Snižte nebo odložte zbytné výdaje

Není nutné hned realizovat rozsáhlejší analýzu cash flow. Již jeden delší pohled na výkaz peněžních toků vám obvykle pomůže identifikovat, kam peníze firmy odtékají. Většina výdajů bude spadat do kategorie nezbytných, jako jsou mzdy, materiál, energie a podobně. Můžete ale odhalit některé zbytné výdaje, které lze omezit nebo alespoň výdaj posunout na později.

Snížení výdajů

Neutrácíte ve firmě za něco, co nepotřebujete? Například to může být software, který již nepoužíváte. Spousta softwarových nástrojů nabízí verze na vyzkoušení zdarma, které se mění na placené verze po nějaké době používání, například po 3 měsících. Když přijde některý ze zaměstnanců nadšený, že chce nějaký software vyzkoušet a je to zdarma, není důvod nesouhlasit. Možná se ale software ve firmě nakonec neuchytí a po vyzkoušení jej zaměstnanci přestanou používat. Zrušil ale někdo vytvořený firemní účet, kde je zadaná platební karta? Obvykle nejde o víc než o několik stokorun až nižších tisícikorun měsíčně, takže nic dramatického. V rozvaze ani ve výkazu zisku a ztráty si toho obvykle nemáte šanci všimnout…

Další potenciální možností pro snížení výdajů může být optimalizace zásob. V regálech skladů i ve skříních v kancelářích se mohou schovávat zapomenuté zásoby, které lze využít místo nakupování nových. Někdy mají firmy v nadměrných zásobách vázané překvapivě velké peníze, které nemusí být na první pohled zřejmé. Optimalizací množství skladovaných zásob můžete snížit náklady na skladovací prostor a zároveň zajistit jejich dobrou dostupnost, což uvolní finanční prostředky pro jiné účely.

Odložení výdajů

Firemní večírky, školení, lepší auto, firemní oblečení, výkonnější počítač či novější mobilní telefon… Všechno jsou to velmi zajímavé výdaje, které si podnikatel může na firmu pořídit. Otázka je ovšem v načasování, větší zbytné výdaje je dobré plánovat. Pokud vaše firma získala velkou zakázku, která přinese zajímavý zisk, nenechte obchodníky hned po uzavření smlouvy organizovat firemní večírek na oslavu. Mohou s tím počkat, až bude na účtu první platba a nezbytné výdaje budou zaplaceny. Také pořízení osobního automobilu do majetku firmy je výdaj, který lze dobře naplánovat a případně odložit. I při rozhodování o formách financování (nakoupit nebo využít leasing) je vhodné zohlednit cash flow.

Zrychlete příjmy

S optimalizací cash flow nemusíte pracovat pouze na straně výdajů. Zkuste se podívat, jestli by nešlo zrychlit přítok peněz do firmy. Dlouhé splatnosti faktur jsou jedním z typických důvodů problémů s cash flow. Každá neuhrazená faktura je de facto půjčka, kterou dáváte svému zákazníkovi. Navíc jde většinou o půjčku bezúročnou. Nemluvíme přitom jen o těch neuhrazených fakturách, které jsou již po termínu splatnosti.

Snažte se se zákazníky nastavit jasné podmínky již při uzavírání smluv a vyjednat co nejkratší splatnost faktur. Obvyklá ideální délka splatnosti je 14 dní, která je také jako výchozí hodnota nastavena u většiny účetních softwarů. Pokud je to možné, zkuste u projektů dodávaných delší dobu zavést částečné platby místo jedné platby po dodání celého projektu. Může to být například část platby předem nebo průběžné platby za dosažení stanovených milníků projektu. Co se týče faktur po splatnosti, využijte účetní programy, které splatnost pohlídají za vás a v případě prodlení odešlou automatickou upomínku.

Vytvořte finanční rezervu

Obdobně jako v domácnosti i ve financích společnosti s ručením omezeným je dobré mít finanční rezervu. Zákon o obchodních korporacích č. 90/2012 Sb. již společnostem s ručením omezeným neukládá povinnost zřizovat nebo udržovat rezervní fond. Přesto je rezerva uložená stranou, například na spořicím účtu, důležitá pro zvládání nepředvídatelných situací. Mimořádné výdaje či pokles příjmů mohou firmu postihnout stejně jako domácnost. Za ideální považují ekonomické příručky rezervu ve výši, která pokryje 3 až 6 měsíců nákladů na provoz firmy. Z praxe můžeme doporučit ukládat každý měsíc či kvartál určitou část průběžně dosaženého zisku na samostatný bankovní účet. Tvorba rezerv je ostatně jedním ze způsobů, jak může firma využít nerozdělený zisk minulých let. Tato rezerva vám poskytne klid v případě jakékoliv nenadálé situace a umožní vám udělat rozhodnutí bez zbytečného tlaku. S prevencí je nejsnazší začít v době růstu!