Tipy pro správu datové schránky s.r.o.

Jak datovou schránku pro s.r.o. nastavit, jak delegovat přístupy a jak hlídat a archivovat zprávy tak, abychom snížili riziko zmeškaných lhůt?

Čas rychle letí, a tak je to již více než pět let, kdy jsme v článku K čemu slouží datová schránka a jak ji zřídit vysvětlili základní principy datových schránek a jejich význam pro podnikatele. Od té doby se z datové schránky stal běžný provozní nástroj každé firmy, podobně důležitý jako firemní e-mail. Proto se dnes k tématu vracíme a přinášíme několik pokročilejších tipů. Podíváme se, jak datovou schránku pro s.r.o. nastavit, jak delegovat přístupy a jak hlídat a archivovat zprávy tak, abychom snížili riziko zmeškaných lhůt.

Změna URL domény datové schránky

Jak jste již pravděpodobně postřehli, informační systém datových schránek přešel koncem června na novou internetovou adresu www.datovka.gov.cz. Jde o součást sjednocování digitálních služeb státu pod jednotnou doménou gov.cz. Tento krok má za cíl zvýšit kybernetickou bezpečnost a zároveň ušetřit veřejným orgánům náklady za provoz mnoha různých domén. Systém jako takový zůstává naprosto stejný a nemění se ani přihlašovací údaje, jde pouze o změnu adresy.

Původní adresa mojedatovaschranka.cz zůstává v provozu pro ruční přihlašování do 27. srpna 2026. Poté budou všichni uživatelé již automaticky přesměrováváni na novou doménu. Systémová upozornění jsou nově rovněž odesílána z e-mailové adresy notifikace@datovka.gov.cz. Firmy nemusí nic dělat, změna je automatická a není nutné žádné ověření účtu na nové doméně ani změna hesla. Pokud takovou výzvu dostanete, jedná se o pokus vylákat z vás přihlašovací údaje. Doporučuje se přihlašovat výhradně přímým zadáním adresy datovka.gov.cz. V případě, že máte v prohlížeči uloženou záložku a heslo, bude nutná aktualizace.

Nastavení e-mailových a SMS notifikací

Spoléhat se pouze na občasnou manuální kontrolu datové schránky může být riskantní, proto většina podnikatelů využívá notifikace upozorňující na nově přijatou poštu. Ty jsou generovány do 5 minut od okamžiku přijetí datové zprávy do schránky. Systém nabízí dva základní kanály, a to e-mailové a SMS notifikace.

Zasílání e-mailových upozornění je bezplatné a snadno si jej nastavíte přímo v nastavení rozhraní (Nastavení -> Notifikace -> Notifikace e-mailem). Vybrat si můžete mezi základní a rozšířenou podobou notifikační zprávy. Zatímco základní podoba informuje pouze o faktu, že do schránky přišla nová zpráva, rozšířená obsahuje také předmět zprávy a odesílatele.

SMS notifikace fungují jako placená služba v režimu Premium SMS a cena za každou doručenou SMS notifikaci aktuálně činí 3 Kč včetně DPH. Aktivujete si ji v menu (Nastavení -> Notifikace -> SMS notifikace) a potvrdíte pomocí autorizační SMS.

Mezi další možnosti upozornění na nově přijatou poštu patří push notifikace na mobilní telefon do aplikace Mobilní klíč nebo zasílání notifikací do externí aplikace. Detailní informace ke všem možnostem notifikací najdete v nápovědě na webu datovky.

Delegování přístupových práv zaměstnancům

Jednatel s.r.o. vystupuje vůči datové schránce ze zákona jako oprávněná osoba. Z titulu své funkce disponuje neomezeným rozsahem práv, včetně možnosti administrace účtů zaměstnanců. Přístup k datovce tak může delegovat na zaměstnance, přičemž může využít dva typy uživatelských rolí: administrátora a pověřenou osobu.

Administrátor může vytvářet, upravovat a rušit účty pověřených osob a měnit jejich oprávnění. Administrátor přitom sám nemusí mít oprávnění číst či odesílat zprávy. To se hodí, pokud ve firmě používáte například externího IT správce. Pověřená osoba představuje koncového uživatele, kterému lze vymezit přesná práva čtení a odesílání zpráv, včetně specifikace pro zprávy určené do vlastních rukou. Nastavení provedete přes sekci Nastavení -> Uživatelé -> Nový uživatel. Oprávnění lze následně měnit nebo zcela odebrat. Na webu datovky najdete v nápovědě také videonávod k vytvoření pověřené osoby.

Fikce doručení

Proč vlastně doporučujeme nastavení notifikací na nově přijaté zprávy a přidělení přístupových práv klíčovým zaměstnancům? Protože jedním z největších rizik spojených s fungováním datových schránek je fikce doručení. Účelem fikce doručení je zabránit adresátům ve vyhýbání se převzetí písemností. Pokud se oprávněná osoba nepřihlásí do datové schránky ve lhůtě 10 dnů ode dne dodání dokumentu, považuje se dokument za doručený posledním dnem této lhůty.

Od 1. ledna 2022 byla navíc fikce doručení aplikována také na soukromoprávní komunikaci. Zprávy zasílané mezi dvěma podnikatelskými subjekty (např. výzvy k plnění, výpovědi smluv, předžalobní výzvy apod.) tak podléhají stejnému režimu fikce doručení jako písemnosti od soudů či finančních úřadů.

Archivace datových zpráv

Datová schránka neslouží jako úložiště dokumentů. Všechny přijaté i odeslané datové zprávy jsou ze systému automaticky vymazány po uplynutí 90 dnů od jejich doručení (přihlášením nebo fikcí). Pokud je potřebujete uchovat déle, máte několik možností. Můžete si je manuálně stáhnout k sobě na disk, což je zdarma a nepotřebujete k tomu nic dalšího. Podnikové ekonomické systémy dnes již také běžně nabízí stahování datových zpráv přes API rozhraní do firemního úložiště. Třetí možností je využít placenou službu Datový trezor od České pošty. Po úhradě ročního poplatku za zvolenou kapacitu a typ služby systém ponechává zprávy uložené přímo v prostředí datové schránky i po uplynutí 90 dnů.

Nejčastější chyby při práci s datovými schránkami ve společnostech s ručením omezeným

Na závěr se podívejme, k jakým chybám nejčastěji dochází ve společnostech s.r.o. při práci s datovými schránkami.

Papírové podání místo elektronického

Právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku mají ze zákona povinnost podávat daňová přiznání, hlášení a jiné písemnosti vůči orgánům Finanční správy výhradně elektronicky. Když máte datovou schránku, určitě ji v komunikaci s úřady využívejte.

Nezastupitelný jednatel

Pokud má s.r.o. jediného jednatele s přístupem k datovce a ten se ocitne v pracovní neschopnosti nebo na dovolené, běh 10denní lhůty pro fikci doručení se nepřerušuje. Případná škoda způsobená společnosti může vést k přímé odpovědnosti jednatele při výkonu funkce s péčí řádného hospodáře.

Řešením je jednoduché jmenování pověřené osoby s příslušnými přístupovými právy dle popisu výše a tím zajištění zastupitelnosti.

Použití vytištěné přílohy jako listinné podoby dokumentu

Obdrží-li s.r.o. do datové schránky rozhodnutí (např. stavební povolení, certifikát, platební rozkaz) a vytiskne jej na běžné tiskárně, vzniká pouze neověřená kopie. Tento výtisk nemá hodnotu originálu.

Pokud je vyžadována listinná podoba elektronického dokumentu, je nutné provést autorizovanou konverzi dokumentu na kontaktním místě Czech POINT.

Ignorování zprávy od soukromého subjektu

Vzhledem k platnosti fikce doručení v soukromoprávním sektoru dochází k doručení zpráv od obchodních partnerů i v případě, že si s.r.o. zprávu neotevře.

Ignorování datové pošty od jiných firem může být riskantní. Doporučujeme proto pravidelně kontrolovat datovou schránku a číst všechny doručené zprávy.