Vlastní kancelář versus flexibilní pracovní prostředí

Každý podnikatel a majitel firmy dříve či později řeší otázku, kde bude jeho tým pracovat. Je nutné provozovat vlastní kancelářské prostory, nebo postačí flexibilnější formy práce jako home office či coworkingová centra?

Každý podnikatel a majitel firmy dříve či později řeší otázku, kde bude jeho tým pracovat. Je nutné provozovat vlastní kancelářské prostory, nebo postačí flexibilnější formy práce jako home office či coworkingová centra? Pracovní modely ve firmách prošly v posledních letech zásadními změnami. Vše akcelerovala pandemie covid-19, během níž se práce z domova stala běžným standardem a zaměstnanci si zvykli fungovat mimo firemní kancelář.

Tradiční model vlastní kanceláře má své nesporné výhody, ale s nástupem moderních technologií a proměnou pracovního světa se stále více firem ohlíží po flexibilnějších řešeních. Práce z domova, z coworkingového centra či z kavárny se stává stále populárnější a šetří náklady. V případě potřeby může firma využít pronájem zasedacích místností. Jaké jsou tedy klíčové rozdíly a co je pro vaši firmu nejlepší volbou?

Finanční hledisko

Jako první se podívejme na finanční hledisko, protože jedna z prvních otázek u každého rozhodnutí je: „Kolik to bude stát?“ Pro menší společnost s.r.o. představují vlastní kancelářské prostory výraznou položku v rozpočtu. Jde o fixní měsíční náklady na nájem prostor, energie, údržbu a úklid. Rovněž vznikají náklady na zařízení kanceláře a vybavení pracovišť. V Česku navíc musí firmy počítat s administrativními povinnostmi, které přináší oblast bezpečnosti práce a plnění hygienických norem. To může pro menší firmu znamenat další zátěž.

Pokud zaměstnanci pracují primárně z domova a firma si zasedací místnosti či jiné prostory pronajímá jen v případě potřeby, získává značnou finanční úsporu. Společnost nehradí stálý nájem kanceláře, ale platí pouze za to, co skutečně využije. Zaměstnanci pracující z domova šetří čas i peníze na dojíždění a zaměstnavatel ušetří za prostory a další režie. Na druhou stranu může dojít k přenesení některých nákladů na zaměstnance (např. vybavení domácí kanceláře či vyšší účty za energie domácnosti), což je vhodné interně ošetřit.

Reprezentativnost při obchodních schůzkách

Zatímco z finančního hlediska vychází lépe flexibilní řešení, reprezentativnější dojem tradičně budí vlastní kancelář. Firemní kancelář znamená pro společnost trvalé zázemí a často představuje jakousi vizitku firmy směrem ke klientům, obchodním partnerům a investorům. Sídlo společnosti na dobré adrese v Praze může sloužit jako marketingový argument. K tomu lze ovšem úspěšně využít i sídlo virtuální. Moderně vybavené kanceláře zlepšují dojem u klientů i dalších návštěv. V českém podnikatelském prostředí mohou zvláště úřední orgány či konzervativnější klientela očekávat, že firma bude mít fyzické zázemí na úrovni.

I firma bez stálé kanceláře si ovšem může udržet profesionální image. Pro jednání s obchodními partnery či úřady je zpravidla nutné zajistit vhodné prostory. Nejčastěji se k tomuto účelu využívá pronájem zasedací místnosti. Pro klienta tak schůzka může proběhnout v profesionálním prostředí, aniž by firma vlastnila daný prostor. Nevýhodou je, že prostor není výlučně firemní – nebude v něm logo společnosti na stěně ani trvalá expozice produktů.

Flexibilita pracovních prostor

Dalším důležitým hlediskem ke zvážení je flexibilita. Z hlediska budoucího růstu může stálá kancelář představovat určitou překážku. Pokud menší firma expanduje a nabírá nové zaměstnance, může brzy narazit na kapacitní limity svého kancelářského zázemí. Rozšíření pak obvykle znamená hledání větších prostor a stěhování, nebo alespoň stavební úpravy stávajících prostor. Dlouhodobé nájemní smlouvy navíc mohou růst brzdit, pokud firma nechce nebo nemůže pronájem předčasně ukončit. Naopak v období poklesu (např. dočasné snížení počtu zaměstnanců či projektů) zůstávají náklady na prázdné místo fixní.

Flexibilní model se v otázce růstu jeví jako velmi přizpůsobivý. Jelikož firma není vázána konkrétními metry čtverečními své kanceláře, může relativně snadno zvyšovat či snižovat počet spolupracovníků. Mnoho úspěšných startupů v Česku začínalo s virtuálním sídlem, nebo dokonce se sídlem v bytě a teprve po dosažení určité velikosti investovaly do vlastních prostor. Začínající firma tak může rychle reagovat na změny v počtu zaměstnanců bez nutnosti dlouhodobě vázat prostředky v kancelářských prostorech. V případě potřeby se pro komunikaci s úřady nebo obchodními partnery využívá pronájem zasedací místnosti.

Firemní kultura a spolupráce v týmu

Společné sdílení fyzického prostoru historicky tvoří pro pracovní týmy podstatnou část firemní kultury. Každodenní osobní kontakt na pracovišti posiluje mezilidské vztahy, neformální komunikaci a týmového ducha. Spolupráce tváří v tvář často vede ke spontánním debatám a brainstormingům. Navíc se díky fyzické blízkosti posiluje neformální firemní kultura, jako jsou společné obědy či rozhovory u kávy.

Režim práce na dálku klade na udržení firemní kultury větší nároky, protože při práci z domova chybí každodenní osobní kontakt a komunikace probíhá převážně online. Spolupráce na dálku je však dnes usnadněna nástroji pro videokonference, chat a sdílení dokumentů. Absence osobního kontaktu v kolektivu ovšem může ovlivnit motivaci a pocit sounáležitosti. Firmy proto musí vědomě budovat kulturu na dálku. Pomoci mohou pravidelné online porady, virtuální káva s týmem a občasná teambuildingová setkání. I přes tuto komplikaci většina pracovníků považuje home office za významný benefit, protože jim přináší lepší pracovní výsledky, úsporu času a možnost přizpůsobit si denní režim svému optimálnímu rytmu.

Jak se rozhodnout?

Rozhodnutí mezi vlastní kanceláří a flexibilnějším modelem práce na dálku závisí na individuálních potřebách a strategii každé firmy. V konečném důsledku je volba mezi vlastní kanceláří a prací na dálku otázkou priorit, způsobu práce a typu klientely. Každá firma by proto měla zvážit svou individuální situaci, finanční možnosti a strategické cíle. Doporučujeme proto rozhodnout se až po důkladné analýze. Nezapomeňte, že s vývojem vaší firmy se mohou měnit i potřeby ohledně pracovního prostoru.