Digitalizace a AI v menších a středních firmách

Digitalizace a umělá inteligence (AI) nejsou jen záležitostí velkých korporací, i malé a střední firmy mohou díky AI profitovat.

Digitalizace a umělá inteligence (AI) nejsou jen záležitostí velkých korporací, které investují do těchto oblastí nepředstavitelně velké sumy peněz. I malé a střední firmy mohou díky AI profitovat. Přesto je nástup těchto technologií v menších firmách pomalejší a téměř polovina českých firem zatím umělou inteligenci nevyužívá. Průzkum Hospodářské komory ČR ukázal, že firmy vnímají potenciál AI a mají zájem tuto technologii při své činnosti využívat. Majitelé a majitelky firem jsou ale vytíženi běžnými denními úkoly, legislativou a administrativou, nezbývá jim tedy čas ani energie věnovat se zavádění nových nástrojů.

Digitalizace ovšem může být i pro malé a střední podniky klíčem k udržení či zvýšení konkurenceschopnosti​. Už covidová pandemie v letech 2019 a 2020 ukázala, že bez online komunikace a práce na dálku je těžké obstát. Od té doby se digitální řešení stala téměř nutností pro přežití v nové ekonomice​. V článku se proto podíváme na to, proč by i menší firma měla věnovat pozornost digitalizaci a jak lze začít s AI i bez velkého rozpočtu.

Proč je digitalizace a AI důležitá i pro menší firmy?

Podnikání se postupně stále více přesouvá do digitálního prostředí. Zákazníci očekávají rychlé reakce a online komunikaci, nechce se jim někam volat a už vůbec ne tam fyzicky jezdit. Pokud firma zůstane u papírování, konkurence ji pravděpodobně dříve nebo později předběhne. Dobrým příkladem pro nezbytnost digitalizace bylo období covidu, kdy řada malých podniků zjistila, že bez e-shopu nemohou pokračovat v byznysu​. Zastavení celého podnikání bez digitalizace téměř ze dne na den je samozřejmě extrémním příkladem. V současné praxi mluvíme spíše o postupném zlepšování procesů menšími krůčky.

Často zmiňovanými přínosy digitalizace jsou úspory času a nákladů. Moderní softwarové aplikace jsou dostupné i pro začínající firmy a dokážou v různých podnikových procesech zrychlit administrativu, která je obírá o čas. Umělá inteligence má využití v řešení rutinních úkolů, ale také například při získávání dat a jejich analýze. Firmy někdy nevědí, jak přesně začít nebo které řešení zvolit, a tak raději nedělají nic. Důležité je nesnažit se digitalizovat všechny firemní procesy najednou, ale vybrat si takové, kde je největší potenciál úspor. Je potřeba sledovat poměr cena/výkon zvažovaných řešení a návratnost případných investic.

Jak začít s digitalizací a AI s omezeným rozpočtem

Hlavní je začít. Stačí i v malém. Nemusíte digitalizovat všechno najednou, důležité je udělat první krok. Vyberte si oblast, ve které vás nejvíce „tlačí bota“, a tam zkuste nasadit jednoduché digitální řešení. Sepište si, které procesy by bylo možné zlepšit. Každá firma může začít menším projektem, který nevyžaduje velké investice​. Úspěch prvního malého zlepšení vás povzbudí pokračovat dál. Některé majitele a majitelky firem překvapí informace, že digitální řešení lze zavádět postupně a bez rizika narušení každodenního chodu firmy.

Dobrá zpráva je, že na trhu existuje spousta hotových řešení, která jsou finančně dostupná i pro malé firmy. Nemusíte vyvíjet nic na míru. Mnoho z nich má základní verze zdarma nebo za nízký měsíční poplatek. Můžete si je vyzkoušet, a pokud vám nebudou vyhovovat, jednoduše je přestanete používat. Jen potom nezapomeňte zrušit předplatné za nepoužívaný software. Jinak vám pravidelné platby budou kazit cash flow, jak jsme psali v našem posledním článku. Většina softwarových nástrojů je dnes nabízena také v cloudové verzi. Tedy ve verzi bez nutnosti instalace do počítače, přístupné online přes webový prohlížeč odkudkoliv. Cloudové služby navíc šetří peníze, protože nemusíte investovat do vlastního serveru.

Nebojte se prozkoumat možnosti pro svou společnost! Někdy malý poplatek za software může nahradit hodiny vaší práce nebo práce vašich zaměstnanců… Online fakturace, digitální účetnictví či prodej přes e-shop jsou dnes již natolik samozřejmé, že nad nimi ani nepřemýšlíme. Co ale další firemní procesy? Zkusme si nyní přiblížit několik nápadů, jak mohou menší a střední firmy začít s digitalizací a AI.

Organizace práce a sdílení informací

Začněte například tím, že si zavedete digitální kalendář pro sdílení schůzek a úkolů v týmu. Uvidíte okamžitý posun v přehlednosti a úspoře času. Plánování schůzek ve firmě často zabere více času než samotné setkání. Najít vhodný termín, pozvat účastníky a připravit agendu bývá rutinní, ale důležitá činnost. Zejména v oblasti přípravy obsahu a struktury schůzky může AI pomoct. Používejte sdílené úložiště pro dokumenty. Výrazně to zlepší týmovou spolupráci a minimalizuje ztrátu informací v počítačích či hlavách jednotlivců.

Rutinní úkoly a administrativa v HR

Oblast personalistiky (HR) je jen jednou z mnoha firemních oblastí, které zahrnují administrativu a rutinní úkoly. Avšak často to bývá právě oblast lidských zdrojů, kterou společnosti uvádějí jako vhodný cíl pro nahrazení rutinní práce umělou inteligencí. Obsahuje totiž větší množství časově náročných a rutinních úkolů než jiné firemní procesy (např. ruční třídění životopisů, odpovídání na časté dotazy, psaní popisů pozic, schvalování dovolených, správu docházky apod.). Navíc jsou lidé při rutinní práci, jakou je například přepisování údajů z jednoho zdroje do jiného, náchylnější k chybám. Moderní HR systémy mají často integrované AI funkce pro oblast náboru a další HR agendy. Personalistům se tak mohou více uvolnit ruce na to hlavní – práci s lidmi. Tu za ně umělá inteligence nikdy neudělá.

Systém pro řízení vztahů se zákazníky (CRM)

Zvažte implementaci základní verze některého CRM systému. Pro malé týmy existují i bezplatné verze. Pomůže vám centrálně evidovat komunikaci se stávajícími a potenciálními zákazníky, kontakty a historii objednávek zákazníků. To je základ pro lepší péči o klienty a cílený marketing. Nedejte na počáteční povzdechy obchodníků, že jim to přidává administrativní práci a zdržuje je to. Časem sami uvidí výhody a jejich práce se oproti výchozímu stavu zrychlí. Pro vás bude ovšem hlavní to, že se neztratí data a potenciální zakázky.

Zlepšení zákaznické podpory s chatbotem

Také v poslední době vidíte na každém druhém webu chatbota, který vám nabízí svoji pomoc při prohlížení webu? AI nemusí znamenat hned roboty nebo drahý vývoj – spoustu AI funkcí lze využít snadno v rámci existujících služeb. Chatbot na vašem webu dokáže 24/7 odpovídat na časté dotazy zákazníků, zatímco vy děláte něco jiného nebo právě vůbec nepracujete. To zlepší zákaznický servis a ušetří vám čas. Čas na zákaznické podpoře jsou hodiny rutinní práce, která navíc většinu zaměstnanců příliš nebaví.

Analýza dat pro podporu rozhodování

Vlastníci firem by se měli rozhodovat na základě dat a čísel. Potíž je, že čísla často nemají, nebo nejsou k dispozici v podobě, která by rozhodování usnadňovala. Umělá inteligence dobře analyzuje data z vašich existujících systémů (fakturace, sklad, e-shop). Pomůže vám, abyste odhalili, co funguje a co ne. Například snadno vyhodnotíte, který druh zboží se prodává nejlépe v jednotlivých měsících. Pokročilá AI dokáže v datech najít složité vzorce a pomoci s predikcemi. Lze ji využít například k odhadu, kdy dojde zboží, a také k vytvoření automatického upozornění. Dále pomůže se segmentací zákazníků a s doporučením, na jaké skupiny se zaměřit v marketingových kampaních. Datová podpora v těchto rozhodnutích povede k efektivnějšímu řízení zásob a cílenějšímu marketingu. Toto je jen několik příkladů možného využití. Analýzu dat a predikce s pomocí AI lze využít téměř ve všech firemních procesech.

Kontinuální digitalizace a postupné zlepšování

Digitalizace není jednorázová akce, je to kontinuální proces učení se a postupného zlepšování. Peníze vložené do technologie se vám mohou rychle vrátit. U malých a středních firem bývá návratnost investice do digitalizace často v řádu několika týdnů či měsíců​. Spočítejte si, kolik to činí při ceně vašeho času za rok, když zavedete automatizaci, která ušetří například 10 hodin měsíčně.

Dále doporučujeme investovat čas do školení. Dnes na internetu existuje mnoho online kurzů, tutoriálů na YouTube i komunit, kde si podnikatelé navzájem radí s technologiemi. Nemusíte se stát programátorem či jiným expertem, již základní orientace vám dodá větší jistotu. I malá firma může díky digitalizace a AI zefektivnit provoz a ušetřit náklady. Důležité je překonat počáteční obavy a začít.

Zapojte i zaměstnance. Možná máte v týmu někoho, koho technologie baví. Dejte mu prostor stát se nositelem digitálních změn ve vaší firmě. Možná pociťujete, podobně jako většina zaměstnavatelů v ČR, potíže s nedostatkem kvalifikovaných pracovníků. Nové technologie v práci jsou jedním z lákadel zejména pro mladší a aktivnější pracovníky, kteří se chtějí rozvíjet. Na napjatém trhu práce tak může digitalizace pomoct vaší firmě získat a udržet si zaměstnance.